Hành chính quản trị
- Địa chỉ: Tầng 10 Nhà C2- Email: hcqt.bvdkbn@gmail.com
I. Lịch sử hình thành và phát triển
Phòng Hành chính quản trị là phòng nghiệp vụ, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện. Từ khi thành lập đến nay, phòng Hành chính quản trị đã trải qua quá trình phát triển và trưởng thành về mọi mặt.
II. Tổ chức phòng:
1. Ban lãnh đạo phòng
- Trưởng phòng: Ông. Nguyễn Văn Trường
- Phó Phòng: Bà. Nguyễn Thị Thanh Tâm
- Tổng số cán bộ: 21
| STT | Trình độ chuyên môn | Số lượng | Ghi chú |
| 1 | Thạc sỹ | 2 | |
| 2 | Cử nhân | 2 | |
| 3 | Kỹ sư | 1 | |
| 4 | Thủ kho | 1 | |
| 5 | Văn Thư | 1 | |
| 6 | Thư ký VP | 1 | |
| 7 | Lái xe | 1 | |
| 8 | Công nhân kỹ thuật | 11 | |
| 9 | Tạp vụ | 1 |
- Tổ chức Đảng: Chi bộ KHTH-Vật tư-Hành chính-Dinh Dưỡng-QLCL
- Tổ chức công đoàn: Tổ công đoàn HCQT
- Tổ chức đoàn thanh niên: Chi bộ KHTH-Vật tư-Hành chính-Dinh Dưỡng-QLCL
4. Cơ sở vật chất và trang thiết bị:
- Bộ phận thường trực được bố trí tại tầng 10 nhà C2 BVĐK tỉnh Bắc Ninh,
- Tổ sửa chữa bố trí tại tầng 1 nhà B4.
- Bộ phận văn thư bố trí tại tầng 1 nhà C1.
Tất cả các bộ phận được trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc cho cán bộ viên chức phòng.
II. Chức năng, nhiệm vụ của phòng:
- Ông Nguyễn Văn Trường - Trưởng phòng:
- Thực hiện công tác tham mưu để tổ chức đấu thầu lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ và tổ chức thực hiện việc mua sắm tài sản, vật tư thông dụng, các dịch vụ phải thuê ngoài theo quy định của Bệnh viện; định kỳ có sơ kết, tổng kết việc thực hiện chỉ tiêu kế hoạch mua sắm báo cáo Giám đốc kịp thời.
- Quản lý và bố trí nhân lực phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ cơ bản của phòng.
- Tổ chức quản lí và chỉ đạo việc thực hiện các nhiệm vụ của phòng hành chính quản trị theo bảng phân công nhiệm vụ của phòng và quy chế bệnh viện đã ban hành.
- Chỉ đạo công tác lập dự toán (quyết toán), công tác kiểm tra các hạng mục cần lắp đặt mới, hay sửa chữa cơ sở hạ tầng thuộc thẩm quyền của phòng HCQT quản lý.
- Chỉ đạo việc phối hợp các khoa phòng, các cơ quan khác để giải quyết các vấn đề liên quan đến bệnh nhân tử vong nội viện.
- Tổ chức cho các thành viên trong phòng học tập để nâng cao trình độ.
- Chủ trì giao ban phòng hàng ngày và dự giao ban bệnh viện. Tham gia các hội đồng theo quy định của Nhà nước và sự phân công của Giám đốc.
- Chỉ đạo việc giám sát hoạt động chuyên môn của đơn vị bảo vệ duy trì công tác an ninh trật tự trong toàn Bệnh viện, phối hợp với các cơ quan bảo vệ pháp luật tăng cường công tác đảm bảo an ninh trong bệnh viện.
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các nội dung văn bản do các bộ phận trong phòng HCQT soạn thảo, ký nháy trình Ban giám đốc ký ban hành theo quy định.
- Nhận xét các thành viên trong phòng về năng lực, khả năng chuyên môn, tinh thần phục vụ để trình giám đốc đề bạt xét khen thưởng hoặc kỷ luật.
- Bà Nguyễn Thị Thanh Tâm – phó phòng
- Cung ứng mua sắm hàng hóa đúng, đủ theo KH mua hàng đã được phê duyệt; chịu trách nhiệm kiểm tra cả về chất lượng, số lượng, chủng loại khi nhập kho hàng hóa; hoàn thiện biên bản kiểm nhập ngay trong ngày khi nhập xong hàng với đầy đủ giấy tờ liên quan như hóa đơn, biên bản giao nhận hàng của bên cung cấp, làm biên bản bàn giao hồ sơ mua hàng cho phòng TCKT làm cơ sở thanh toán cho khách hàng.
- Thực hiện đối chiếu với các bên liên quan & lập báo cáo số liệu nhập hàng trong các gói thầu, ngày cuối tháng gửi số liệu báo cáo số liệu cho Trưởng phòng tổng hợp tình hình chung tham mưu việc thực hiện KH mua sắm kỳ sau kịp thời.
- Phụ trách trực tiếp công tác chỉ đạo tổ sửa chữa tiến hành sửa chữa thường xuyên TSCĐ, công cụ dụng cụ, cơ sở hạ tầng trong bệnh viện theo đề nghị của các khoa phòng.
- Phụ trách công tác lễ tân khánh tiết, đặt cơm tiếp các đoàn khách đến làm việc với bệnh viện và hoàn thiện thanh toán chi phí tiếp khách theo quy chế chi tiêu nội bộ của BV.
- Giúp việc Trưởng phòng lập các tờ trình, quyết định liên quan đến các gói thầu dịch vụ và thường xuyên do phòng phụ trách, trình Trưởng phòng kiểm tra phê duyệt và trình Ban giám đốc ban hành.
- Thay mặt trưởng phòng điều hành toàn bộ các hoạt động của phòng khi được ủy quyền. Báo cáo cụ thể với Trưởng phòng các công việc đã thực hiện trong thời gian được ủy quyền, để TP nắm bắt tiếp tục chỉ đạo thực hiện.
- Ông Bùi Đình Thọ -Ths. QLHCC
- Phụ trách việc giải quyết các vấn đề liên quan đến bệnh nhân bị bỏ rơi, bệnh nhân vô danh, bệnh nhân tử vong tại bệnh viện.
- Phụ trách công tác Xây dựng kế hoạch phòng cháy chữa cháy toàn bệnh viện và quản lý thiết bị PCCC luôn trong trạng thái sẵn sàng hoạt động khi cần thiết, quản lý hồ sơ PCCC của Bệnh viện theo yêu cầu của cơ quan công an và các quy định của pháp luật hiện hành.
- Phối hợp với Ngô Đức Hiếu thường xuyên kiểm tra toàn bệnh viện để tham mưu cho Trưởng phòng xây dựng KH quản lý, duy tu bão dưỡng tài sản cố định và cơ sở hạ tầng, công trình XDCB toàn bệnh viện hàng năm.
- Triển khai quy trình XD các bước đấu thầu các gói thầu sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế phụ tùng vật tư tiêu hao của các phương tiện vận chuyển toàn bệnh viện nhằm đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyên của Bệnh viện.
- Giúp việc Trưởng phòng lập các tờ trình, quyết định liên quan đến các gói thầu dịch vụ và thường xuyên do phòng phụ trách, trình Trưởng phòng kiểm tra phê duyệt và trình Ban giám đốc ban hành.
- Bà Võ Thị Mai – Ths.QLHCC
- Phụ trách quy trình XD các bước đấu thầu các gói thầu mua sắm trực tiếp hàng hóa ngoài thầu thường xuyên trong phạm vi được phân công nhằm đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyên của Bệnh viện.
- Phụ trách việc tổng hợp dự trù hàng tháng của các khoa phòng để XD KH mua sắm hàng hóa trong các gói thầu thường xuyên đã được phê duyệt, trình TP phê duyệt làm cơ sở cho bộ phận cung ứng thực hiện mua sắm theo KH được duyệt.
- Phối hợp với kế toán TSCĐ để mở sổ sách theo dõi tình hình tăng giảm và biến động chung trong toàn bệnh viện, thảo các Quyết định điều chuyển theo nhu cầu của các khoa phòng và tham mưu cho Trưởng phòng xây dựng KH quản lý, duy tu bảo dưỡng tài sản cố định phục vụ công tác quản lý trong toàn bệnh viện hàng năm.
- Mở sổ ghi chép các nội dung giao ban phòng hàng ngày làm tư liệu lưu trữ. Theo dõi chấm công các thành viên trong phòng theo quy định.
- Giúp việc Trưởng phòng lập các tờ trình, quyết định liên quan đến các gói thầu dịch vụ và thường xuyên do phòng phụ trách, trình Trưởng phòng kiểm tra phê duyệt và trình Ban giám đốc ban hành.
- Ông Ngô Đức Hiếu – Nhân viên kỹ thuật
- Thực hiện công tác lập dự toán (quyết toán) chi tiết các hạng mục cần lắp đặt mới, hay sửa chữa cơ sở hạ tầng thuộc thẩm quyền của phòng HCQT quản lý,tham gia giám sát nghiệm thu công trình,quản lý các hồ sơ dự toán, quyết toán, bản vẽ chi tiết… liên quan đến các hạng mục xây dựng cơ bản được bàn giao đưa vào sử dụng.
- Thực hiện công tác kiểm tra TX các hạng mục XDCB cần S/C, bảo trì báo cáo Trưởng phòng chỉ đạo hướng giải quyết, phối hợp các thành viên tổ sửa chữa thực hiện tốt công tác sửa chữa cơ sở vật chất do phòng phụ trách.
- Thực hiện công tác kiểm tra theo từng chủ đề để hướng dẫn các khoa mở sổ sách quản lý TSCĐ, công cụ dụng cụ đúng quy định, cũng như ngăn ngừa kịp thời việc sử dụng sai mục đích, làm hư hỏng, lãng phí tài sản cố định và cơ sở vật chất của bệnh viện. Định kỳ báo cáo cấp trên tình hình biến động, luân chuyển của TSCĐ trong toàn bệnh viện.
- Giúp việc Trưởng phòng lập các tờ trình, quyết định liên quan đến các gói thầu dịch vụ và thường xuyên do phòng phụ trách, trình Trưởng phòng kiểm tra phê duyệt và trình Ban giám đốc ban hành.
- Bà Nguyễn Thị Nga – Thư ký văn phòng
- Trực tiếp quản lý các tài sản đã trang bị tại các hội trường trực thuộc phòng HCQT, duy trì các điều kiện chung để đảm bảo về lễ tân, khánh tiết cho các cuộc hội họp thường xuyên của Bệnh viện.
- Phối hợp với đồng nghiệp quản lý, tiếp nhận, chuyển phát công văn theo yêu cầu của Lãnh đạo bệnh viện, làm thư ký tiếp nhận thông tin khách đến làm việc với Ban Giám đốc để xin ý kiến giải quyết.
- Quản lý địa chỉ mail báo hỏng để thông tin đến các phòng chức năng liên quan giải quyết và cung cấp thông tin cho lãnh đạo về tiến độ thực hiện.
- Phát thông tin tuyên truyền hướng dẫn người bệnh về việc thực hiện nội quy, quy định của Bệnh viện.
- Bà Phạm Thị Mận – Văn thư
- Quản lý, tiếp nhận, chuyển phát và lưu trữ công văn theo yêu cầu bệnh viện đặt ra, trong đó thực hiện đúng tiến độ về thời gian, không để sai sót thất lạc…
- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của bệnh viện cũng như quy định của Nhà nước.
- Thực hiện viết lệnh điều động ô tô theo quy định của Bệnh viện, mở sổ theo dõi chi tiết từng lệnh điều động ô tô hàng tháng lập báo cáo gửi trưởng phòng, photo lệnh điều xe theo yêu cầu các khoa điều trị.
- Kết nối liên lạc qua điện thoại, fax, mail điện tử giữa Ban giám đốc với các khoa phòng và các cơ quan quản lý cấp trên.
- Bà Nguyễn Thị Lan Anh – Nhân viên pho to
- Quản lý máy photocopy theo yêu cầu chung về quản lý tài sản công tại bệnh viện .
- Thực hiện việc photo tài liệu chuyên môn, công văn cho các khoa phòng khi có đủ giấy đề nghị photo (theo mẫu và ký đủ chữ ký hợp lệ). Dự trù, báo cáo tình hình sử dụng giấy photo, mực photo hàng tháng làm cơ sở nhập xuất kho đúng quy định.
- Thực hiện công việc văn thư của bệnh viện khi nhân viên văn thư nghỉ.
- Bà Nguyễn T. Thái Hằng – Thủ kho
- Bảo quản hàng hoá trong kho đúng quy định của Nhà nước .
- Kiểm soát hàng nhập, xuất đúng số lượng, chất lượng ghi trên tờ phiếu không sửa chữa tẩy xoá. Chú ý thời hạn sử dụng.
- Mở thẻ kho, sổ sách giấy tờ theo dõi đối chiếu số lượng và chất lượng chính xác. Lưu trữ phiếu xuất nhập đúng chế độ hiện hành của Nhà nước.
- Quản lí, theo dõi đôn đốc việc thu hồi các TSCĐ và vật liệu, công cụ hỏng cần thu hồi của các khoa phòng.
- Thường xuyên kiểm tra các hàng tồn kho, sổ sách cập nhật. Định kỳ hàng tháng báo cáo trưởng phòng tình hình: tồn kho, hư hỏng và hao hụt, dư thừa kho để kịp thời xử lý.
- Có trách nhiệm phòng gian bảo mật, khi phát hiện có vấn đề nghi vấn trong xuất, nhập và an toàn hàng hoá phải báo cáo ngay cho trưởng phòng và giám đốc bệnh viện. Chú ý phòng chống cháy nổ, chống mối mọt, chống chuột tại kho hành chính quản trị.
- Ông Nguyễn Đức Lợi – Lái xe
- Quản lý phương tiện ôtô được giao theo luật quản lý tài sản công do Nhà nước quy định .
- Khi cán bộ Văn thư liên hệ để điều động phương tiện phục vụ các khoa phòng, lái xe phải thực hiện đúng các yêu cầu đặt ra.
- Trong thời gian làm việc và thường trực nghiêm cấm lái xe ôtô cứu thương không được uống rượu, uống bia.
- Thực hiện nghiêm chỉnh luật an toàn giao thông, đảm bảo kĩ thuật điều khiển phương tiện, hạn chế ảnh hưởng xấu tới sức khoẻ người cùng đi cũng như an toàn tài sản khác trên xe, khi đi công tác xa phải chuẩn bị đủ phương tiện, dụng cụ sửa chữa không để xe hỏng nằm lại dọc đường.
- Định kì kiểm tra bảo quản xe sạch, thường xuyên lau chùi, tra dầu mỡ để đảm bảo xe tốt.
- Bảo quản dụng cụ y tế có gắn trên xe, phải có sổ ghi hành trình xe đi công tác, có đầy đủ các giấy tờ của xe và của lái xe theo quy định.
- Sử dụng điện thoại di động của cá nhân đúng với quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ đã ban hành.
- Khi phương tiện vận tải bị hư hỏng đột xuất:
* Ngoài giờ hành chính: Người lái xe phải thông báo cho cán bộ trực Lãnh đạo điều động xe trực thường trú thay thế nhiệm vụ, đồng thời báo cáo Trưởng phòng tình trạng hư hỏng và đề xuất phương án khắc phục các hư hỏng để nhanh chóng đưa phương tiện vào hoạt động bình thường.
- Thực hiện đúng quy trình dự trù nhiên liệu theo mẫu, thống kê chi tiết số km từng chuyến công tác trong tháng nộp báo cáo cho Trưởng phòng làm cơ sở quyết toán tiền xăng hàng tháng.
11. Tổ sửa chữa:
- Vận hành các thiết bị cấp điện, cấp nước sạch, hệ thống thông gió trong toàn bệnh viện.
- Sửa chữa, duy tu bảo dưỡng các công trình XDCB, thiết bị điện nước theo đề nghị của các khoa phòng.
- Bảo dưỡng định kỳ điều hòa cục bộ, quạt trần và động cơ điện các loại thuộc các tòa nhà trong bệnh viện.
- Thường xuyên kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy trong toàn bệnh viện đảm bảo phục vụ khi xảy ra cháy nổ. Thực hiện tốt công tác phòng cháy chữa cháy theo quy định của ngành PCCC và của bệnh viện.
- Thực hiện quy chế trực sửa chữa 24/24 giờ theo quy định của bệnh viện đã ban hành.
- Chấp hành chỉ đạo của Trưởng phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên khác khi được phân công.
III. Kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng:
Phòng HCQT luôn là một tập thể đoàn kết, thống nhất cao trong thực hiện nhiệm vụ. CBVC của Phòng luôn tận tâm với công việc, bố trí, sắp xếp công việc khoa học, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
IV. Thành tích khen thưởng của tập thể và cá nhân
Với kết quả đã đạt được, các cá nhân và tập thể phòng HCQT nhiều năm được Đảng ủy Sở Y tế, Giám đốc Sở Y tế, Công đoàn ngành y tế Bắc Ninh khen thưởng.
TRƯỞNG PHÒNG
Nguyễn Văn Trường
Quản trị hệ thống
Liên kết website
